商务电子邮件撰写礼仪
在商务往来中,使用电子邮件进行联络时,应当遵守一定的礼仪规范,主要包括以下四个方面。 商务邮件的修辞 修辞是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气,很容易被视为无礼,这是因为眼见为凭,文字用看的往往比用听更容易被放大检验。 因此,撰写商务电邮前,不妨想到此时是面对着对方,而不是面对键盘与屏幕,这样可以让语气温暖一点。但要记得,书写时要比口语对话再稍微正式一点。设想对方看了你的信之后可能有的观点,也就是要在别人的思考里思考。了解对方和你一样都是大忙人,讲重点即可。多一点体贴,想办法让你的电邮,看起来简短扼要,有亲和力但不失礼。 邮件主题: 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题,建议分开不同的电邮传送,也就是说,每封信的主题最好只有一个,这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。
电子邮件的撰写,应该掌握由上而下的重点,也就是说,重点在最前面的第一段。如果信件很长,最好在结尾的部分,再度强调第一段的重点。 要求:主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时,如果电邮的内容长,在信件的一开始,就说明你的要求。如果内容很短,不超过一个屏幕可以读完的范围,就直接在信件内容的结尾提出要求即可。 日期:邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间,一定要具体,你说的下个月或是下周三到底是什么时候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下个月(如8月)」,时间也要明确,是上午还是下午?是以自己或对方的时区为准?以免双方认知不同而产生误会。 回复邮件: 如果你回复对方的来信时,使用对方的主旨回复,让对方知道这是来自于你的回复。此外,如果想要在主旨点出回复的重点,可以在邮件本文内容里写上「回复主旨:XXXXXX」让对方知道这是回复哪一封信。 风格: 检查自己写的电邮时,试试看读出声音,对话式的写作风格轻松但不失礼,而且也比较自然顺畅。 语感: 1.采用主动的语气。让收信者知道,是谁应该来做这件事情。例如:
A.你对这件事情有什么想法? 2.动词比名词更有力量。让我们念念看以下两句话:
C.让我们做个计划吧! 最后也是最重要的是,当你使用职场的电子邮件对外沟通,就应该谨守商业电子邮件的分寸,不要假公济私,撰写或传送与职场毫无关系的内容,因为在某些你不知情的状况之下,电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。 来源: www.welcome.org.cn
|
福建省礼仪协会 版权所有 Copyright 2020
地址:中国•福建省福州市北环西路392号左海科技大厦B座10层1001 联系电话:0591-87869706 87869806
闽公网安备 35010202000171号
备案号:闽ICP备08101305号